La dématérialisation appliquée au métier d’asset manager implique avant tout de former les équipes à la méthodologie de la signature électronique de manière concrète. Il faut ensuite distinguer les documents élaborés par le service d’asset management pouvant faire l’objet d’une dématérialisation de ceux résultant de relations interprofessionnelles, indispensables à l’asset manager. Enfin, il est nécessaire d’analyser l’impact de ce processus sur le métier et sur l’utilisateur des actifs.

La méthodologie de la signature électronique

Nous prenons un exemple de la méthodologie de la signature via un logiciel de signature électronique (SELL&SIGN ; Mermod, 2018). Concrètement, pour réaliser une signature électronique, il faut :

• enregistrer en PDF le document que l’on veut signer ;

• ouvrir le logiciel de signature électronique ;

• rentrer dans ce dernier le code personnel ou identifiant qui permet d’accéder à la signature électronique.

Il faut ensuite :

• télécharger sur le logiciel le fichier PDF ;

• y intégrer la signature et, éventuellement, celle d’autres personnes du service.

Le document peut être envoyé par mail pour être signé par l’autre partie, mais peut aussi être signé en face à face via des tablette, smartphone ou directement sur l’ordinateur, ou encore à distance en ligne. Si l’on opte pour l’envoi par mail, un SMS est envoyé au co-signataire avec un code d’accès, ce qui permet de s’assurer de son identité. Le premier signataire reçoit la version signée par le second, et il est en capacité de vérifier le document et les actions effectuées dessus. Le premier signataire peut alors apposer une signature visuelle sur le document et confirmer ainsi son consentement. Un sceau de tiers de confiance est ensuite apposé sur le document pour en certifier l’intégrité.

Figure 1. Méthodologie de la signature via un logiciel de signature électronique

Réalisation : Sophie Le Mer.

Dans le sens inverse, lorsque le service est destinataire et non élaborateur, il s’agit de vérifier la formation technique de la signature et son lien avec le texte, la fiabilité de la certification du signataire et la capacité du signataire à signer.

La procédure est alors accessible à tous et ne devrait pas poser de problème de mise en œuvre dans un service d’asset management.

La documentation impactée par la dématérialisation dans un service d’asset management

L’intérêt de donner une liste des documents élaborés par ou pour les services d’asset management et de property management est d’isoler les documents susceptibles de faire l’objet d’une dématérialisation.

Les documents que l’asset manager rédige lui-même

Il s’agit ici de donner la liste la plus exhaustive possible des documents élaborés par l’asset manager et son équipe et qui peuvent faire l’objet d’une procédure de dématérialisation :

• les baux/avenants/protocoles d’accord transactionnel ;

• les garanties de type caution ;

• les états des lieux d’entrée ou de sortie ;

• les rapports des comités des risques ;

• les rapports des conseils de surveillance (dans le cadre de SCPI) ;

• les mandats de commercialisation…

Les documents résultant de relations interprofessionnelles

Ce sont :

• les annexes aux baux : dossier technique amiante (DTA), diagnostic de performance énergétique (DPE), dossier d’établissement recevant du public (ERP), dossier d’installation classée pour la protection de l’environnement (ICPE), diagnostic plomb, certificat de surface… ;

• les actes d’acquisition/de cession ;

• les garanties de type garantie à première demande ;

• les congés avec ou sans offre de renouvellement ;

• les permis de construire ;

• les plans ;

• toute la documentation relative aux contentieux ;

• les conventions d’expertise ;

• les rapports d’expertise ;

• les mandats de commercialisation ;

• les contrats d’assurance des actifs ;

• les procès-verbaux d’assemblée générale ;

• les procès-verbaux de réception des travaux…

Il faut, au maximum, faire en sorte que les documents soient dématérialisés à la source et donc par l’élaborateur du document. Dans le cas contraire, le processus de dématérialisation n’est que partiel, puisqu’il résulte de scans, et les originaux doivent être conservés.

Les conséquences de la dématérialisation pour l’asset manager et les utilisateurs

Un processus inachevé en cours d’adaptation pour l’asset manager

Une sécurisation adaptée à tous les supports utilisés par l’asset manager

Comme abordé initialement dans cette partie, il existe de multiples moyens techniques de remédier aux divers problèmes qui peuvent être posés par la dématérialisation. Ces moyens techniques répondent à différentes problématiques résultant de la diversité des supports et des documents, dont la force probante peut être remise en cause via le processus de dématérialisation.

Plus concrètement, en matière d’applicabilité au métier d’asset manager, les dispositifs peuvent répondre à différents besoins, par exemple :

• Concernant les documents techniques, tels que les reportings, les cash-flows, les business plans, les ratings des risques des actifs, etc., le recours aux logs techniques semble approprié puisque, comme vu précédemment, ils permettent de générer des traces directement via le logiciel informatique.

• Quant au fonctionnement du service devant être adapté pour la dématérialisation, la traçabilité applicative, qui consiste à mettre en place une arborescence d’archives sur le poste de travail, semble indispensable.

• Pour les éléments liés aux documents qui nécessitent la possibilité de délivrer une preuve en matière juridique, le système de la certification par cryptographie est indispensable. Sont alors concernés tous les documents contractuels élaborés par l’asset manager tels que les baux, les avenants, les contrats de convention d’expertise, les mandats de commercialisation…

• Enfin, la confirmation aux utilisateurs peut se faire via un accusé de réception informatique, ce qui peut s’avérer utile dans le métier d’asset manager lorsque le locataire délivre congés et que le silence du bailleur vaut acceptation.

La nécessité provisoire du maintien du support papier

L’application de la dématérialisation au métier d’asset manager peut toutefois poser un problème dans certains cas. Premièrement, il est nécessaire que certains documents, dans la pratique, soit encore préservés en version originale papier comme ce peut être le cas des baux, des actes d’acquisition ou de cession, des états des lieux… qui doivent pouvoir être transmis lorsque l’asset manager arbitre son actif.

De plus, surtout en matière d’asset management lié à des actifs destinés à l’habitation et donc en présence de locataires particuliers, le recours à la dématérialisation est très compliqué. En effet, il reste encore bon nombre de personnes qui n’ont pas d’ordinateur et qui ne peuvent donc pas stocker les versions originales informatisées des documents. La dématérialisation pourrait donc remettre en cause le devoir du bailleur d’information du locataire qui n’aurait plus accès à l’information.

En outre, en présence de locataires personnes physiques ou personnes morales gérés par une personne physique, le stockage d’informations sur l’identité de personnes physiques au format informatique doit faire l’objet d’une sécurisation extrême pour ne pas risquer le détournement de données personnelles.

Il ne s’agit là que de quelques exemples parmi tant d’autres qui permettent néanmoins de se rendre compte des difficultés que l’asset manager va être amené à rencontrer dans la mise en place de la dématérialisation de son service.

Les risques techniques qu’encourt l’asset manager en dématérialisant

D’autres risques relevant du domaine technique ne doivent pas être omis. La numérisation de la totalité des données rend l’asset manager dépendant du bon fonctionnement de son système informatique. Il est alors sujet aux risques tels que les pannes de serveur, les crash disques, les coupures électriques, les virus et les chevaux de Troie… Ce sont autant de risques qui peuvent soit empêcher l’accès aux informations, soit détériorer, de manière définitive, les données stockées, soit encore amener à des pillages de secrets de l’entreprise.

Enfin, il est important de prendre en compte l’accroissement des connaissances informatiques de la population et la facilité grandissante pour le grand public de fournir de faux justificatifs constitués avec les moyens informatiques.

La dématérialisation, potentiel obstacle à l’information et à la confidentialité de l’utilisateur

Le premier impact pour l’utilisateur, locataire des actifs, est le fait qu’il se trouve dans l’obligation de s’adapter au processus de dématérialisation. En effet, il ne va plus recevoir ses factures par courrier, il ne détiendra plus de version originale papier de son bail et ne pourra donc plus y accéder sans ordinateur et donc le produire en tant que preuve en matière contentieuse. Si le processus de dématérialisation est abouti, il ne va plus pouvoir payer ses factures par chèque…

Encore une fois, il ne s’agit là que d’exemples. Cependant, ils sont représentatifs des difficultés de mise en œuvre de la dématérialisation pour le service d’asset management. Pour reprendre l’exemple précité, si le locataire n’est pas en mesure de produire son bail original au titre de preuve en matière contentieuse, qui est alors en tort ? le locataire qui n’a pas fait les démarches nécessaires pour accéder à son original ? ou le propriétaire qui ne lui a pas permis d’y accéder alors même qu’il a un devoir d’information ? L’esprit des lois nous laisse à penser que le propriétaire serait alors en tort.

Une autre difficulté pour l’utilisateur, liée à la dématérialisation, est le stockage d’informations personnelles sans restriction ni limite de temps et la vente ou le pillage de ces informations qui présentent un risque d’atteinte à la vie privée. Néanmoins, comme nous l’avons vu précédemment, la législation en la matière se veut de plus en plus protectrice ; reste à voir l’effectivité des mesures prises.