L’étude d’opportunité de la mise en place d’un système de dématérialisation dans un service d’asset management

Sophie Le Mer

Citer cet article

Référence électronique

Le Mer, S. (2022). L’étude d’opportunité de la mise en place d’un système de dématérialisation dans un service d’asset management. La dématérialisation comme levier d’optimisation du métier d’asset manager. Pour une meilleure valorisation des actifs de son portefeuille. Mis en ligne le 31 octobre 2022, Cahiers ESPI2R, consulté le 30 janvier 2023. URL : https://www.cahiers-espi2r.fr/900

L’étude d’opportunité permet d’analyser la faisabilité de la mise en place d’un processus de dématérialisation dans un service en l’occurrence, en ce qui nous concerne, dans un service d’asset management. Elle doit aborder les aspects fonctionnels, juridiques, organisationnels, techniques et financiers (mouton, 2012).

L’aspect fonctionnel

Une étude d’opportunité commence par un aspect fonctionnel, où l’on détermine quels sont les utilisateurs du processus de dématérialisation, les actions qu’ils ont à mener dans ce sens, les informations dont ils ont besoin et celles qu’ils produisent. Il s’agit aussi d’analyser s’il existe déjà de la dématérialisation dans le service en question et comment réagir en cas de panne. Enfin, cela consiste aussi à mettre en place un ordre de priorisation des documents à dématérialiser.

En l’espèce, les utilisateurs sont :

  • les asset managers ;

  • les property managers ;

  • les locataires.

En ce qui concerne directement les asset managers, ces derniers ont besoin de pouvoir consulter la totalité des datarooms des actifs et produisent des baux, des avenants, des protocoles… Il leur faut, en conséquence, l’accès à toute la dataroom des immeubles et la possibilité d’édicter des documents originaux dématérialisés pour la rédaction d’actes.

En pratique, les datarooms des actifs sont actuellement presque entièrement numérisées et transmises par les notaires sous format numérique lors de l’acquisition, en plus du format papier. Elles peuvent néanmoins nécessiter une réorganisation adaptée à l’arborescence des archives dématérialisées.

Pour l’aspect fonctionnel, les services d’asset management semblent pouvoir s’adapter à la dématérialisation.

L’aspect juridique

Concernant l’aspect juridique, aucune loi ne vient interdire le recours à la dématérialisation des documents concernés par l’activité de l’asset manager.

Et en ce qui concerne les factures, qui peuvent être en l’espèce des factures d’honoraires de gestion, elles sont régies par l’article 289 V du CGI qui dispose que : « Les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garantis au moyen d’une signature électronique. 1 » Il est donc tout à fait envisageable de dématérialiser des factures avec l’accord du destinataire.

L’analyse de l’opportunité juridique est aussi l’étape durant laquelle est déterminé le niveau de sécurité qui doit être attribué à chaque document en fonction d’une analyse des risques. Il est possible de s’inspirer de la grille des différents niveaux de sécurité mise en place par le RGS susmentionné.

Alors que la rédaction des baux nécessite un niveau de sécurité renforcé, et donc une signature certifiée, on peut imaginer que la consultation de factures ou de quittances par un locataire via un service en ligne requiert un niveau moindre de sécurité pouvant se limiter à un simple mot de passe.

L’aspect organisationnel

Cet aspect permet de visualiser toutes les personnes concernées par la dématérialisation : l’ensemble des services, des entreprises avec lesquelles l’asset management travaille, tous les utilisateurs… afin d’avoir une vision globale pour permettre de mettre en place des systèmes de sécurité. Il est possible, par exemple, d’imaginer que le badge qui donne l’accès au bureau contienne la clé permettant d’accéder à sa signature électronique.

Dans cette partie de l’analyse d’opportunité, il s’agit aussi de considérer le besoin, de voir l’existant et de s’y adapter en apportant des améliorations, sans pour autant apporter des changements trop brutaux qui mèneraient à l’échec. En l’occurrence, il s’agit de s’accoutumer au système des datarooms d’actifs nécessairement déjà en place dans une société d’asset management et, éventuellement, de le rationaliser pour moins de lourdeur. Il existe nécessairement un système d’archivage des versions scannées en parallèle d’un archivage en versions papier des datarooms, dans lesquelles il est simple d’intégrer une version électronique d’un document réalisé directement via un logiciel de certification de signature électronique. De plus, dans ce cas de figure, aucune version papier ne vient encombrer les archives physiques.

Le tout, dans cette étape, est d’arriver à un équilibre entre sécurisation des données et facilité d’emploi pour les utilisateurs.

L’aspect technique

Le métier d’asset manager n’étant pas spécialisé dans l’informatique, il faut, à cette étape, faire appel à une sous-traitance pour développer et exploiter le système en externe. Il est alors important de déterminer le niveau de performance attendu, qui va faire varier les éléments techniques, comme la taille du serveur.

L’aspect financier

La dématérialisation présente clairement des avantages financiers, que ce soit en termes de gain de temps de recherche ou tout simplement en fournitures, principalement en papier. Nonobstant, elle représente aussi des coûts qu’il faut mesurer. Ces derniers concernent :

  • les ressources humaines consacrées à ce projet ;

  • les coûts liés au serveur support de la solution ;

  • les coûts de maintenance et de gestion des pannes ;

  • les coûts liés à la licence de logiciel ;

  • les coûts de formation du personnel.

En pratique, dans le métier d’asset manager, les coûts liés à la mise en place de la dématérialisation sont facilement compensés par la diminution du contentieux onéreux. La propriété immobilière est en effet un processus de long terme durant lequel les documents peuvent être égarés.

La gestion des risques lors de la mise en place

L’ANSSI a rédigé une méthode de gestion des risques, nommée « Expression des besoins et identification des objectifs de sécurité » (EBIOS ; ANSSI, 2010), afin d’aider à analyser les risques et à déterminer les mécanismes de sécurité à mettre en place.

Cette méthode énumère cinq points :

  • le contexte : organisation globale du service ;

  • l’identification des risques ;

  • les causes éventuelles des problèmes ;

  • le chiffrage des probabilités d’apparition de ces problèmes et leur redondance ;

  • l’étude des moyens à mettre en œuvre pour contrer les menaces.

Il en résulte que les risques peuvent atteindre cinq ordres, pour lesquels des solutions classiques existent :

  • ordre fonctionnel, où l’on peut ajouter des systèmes de sécurité ;

  • ordre organisationnel, où l’on peut changer le processus existant ;

  • ordre technique, où l’on peut auditer le matériel, les logiciels et le certificat mis en place ;

  • ordre juridique, où il faut s’assurer du respect des réglementations ;

  • ordre financier, où la mise en place d’une assurance permet de couvrir les risques.

Le but de la dématérialisation étant, entre autres, d’améliorer les performances du service sujet de la démarche en limitant les pertes d’archives, en gagnant du temps au quotidien, etc., il est indispensable de bien prendre en compte les risques qu’elle engendre pour ne pas décliner une organisation mais bien l’améliorer.

1 NDÉ. Version en vigueur du 11 mars 2010 au 01 janvier 2013.

1 NDÉ. Version en vigueur du 11 mars 2010 au 01 janvier 2013.

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