« L’homme est par nature un animal politique »1 : dans l’Antiquité déjà, Aristote établit que l’existence sociale de l’homme est naturelle, qu’il existe pour vivre en communauté, pour échanger. Le célèbre disciple de Platon estime que si l’homme est doté de la parole, et considérant que la nature ne fait rien en vain, alors il est nécessairement un animal politique. Selon Aristote, la parole permet de véhiculer des jugements et des valeurs qui, pour être admis, supposent d’être soumis à l’assentiment d’autrui, d’être débattus. L’homme vit donc en communauté par nature et est, en conséquent, amené à échanger et partager continuellement. Ce sont ces échanges et ces partages qui permettent de construire la société telle qu’on la connaît. Au fil de l’histoire, ils se sont formalisés via les contrats, l’acte contractuel étant la manifestation de la volonté des parties de faire, de ne pas faire, ou de donner et de créer de par cette manifestation des effets de droit.

Dans le monde contemporain, les relations humaines sont toutes régies par les contrats oraux ou écrits. Cet état de fait s’intègre dans un phénomène que la doctrine nomme « l’inflation législative ». Cette inflation législative, et normative plus généralement, résulte d’une part de la mondialisation. Celle-ci ne cesse de gagner de l’ampleur et d’augmenter les sources de droit externe et interne. D’autre part, l’apparition de nouveaux domaines de droit est également un facteur dominant de ce phénomène d’inflation, notamment par la mise en place de la protection des parties faibles. Les lois abondent ainsi comme garde-fous d’un équilibre contractuel entre les parties, garde-fous nécessaires dans un environnement où les mutations socio-économiques atteignent actuellement leur paroxysme.

Ce courant de protection des parties faibles s’inscrit dans un mouvement de volontarisme, qui se veut plus social qu’auparavant, en tenant compte des disparités entre les individus afin d’améliorer la collectivisation de la société. Il a pour conséquence, en matière contractuelle, non seulement d’augmenter le nombre d’écrits mais aussi le volume de chacun d’eux. Cela a pour corollaire la hausse de l’étendue du volume de papiers à conserver en tant qu’originaux au titre de preuves en cas de litige. En effet, en droit français, l’adage « Pacta sunt servanda »2 s’applique : les conventions tiennent lieu de lois à ceux qui les ont faites et, de part ce fait, sont des preuves irréfragables à fournir en matière de contentieux.

Le stockage indispensable des preuves amène chaque entreprise à constituer des archives papier et à prévoir des espaces à cet effet. Il importe peu que les entreprises soient propriétaires ou locataires ; ces espaces d’archives représentent pour elles, dans les deux cas, une perte financière. Le fait est que ces espaces d’archives représentent à peu près 10 % des surfaces de bureaux en Île-de-France, et parfois davantage pour des professions comme avocat, syndic… La perte financière n’est alors pas négligeable au vu des prix de l’immobilier dans la région, que ce soit à l’achat ou à la location, et ce bien que les prix des surfaces d’archives subissent des pondérations.

Cette nécessité juridique liée au stockage se confronte à deux mouvements contemporains. En premier lieu, la prise de conscience environnementale, qui pousse tout un chacun à prendre en considération au mieux notre écosystème pour le préserver. Puis, dans un second temps, la notion de rendement qui prend désormais une place prépondérante dans la société.

Le métier d’asset manager est directement impacté par ces préoccupations aussi bien en tant que propriétaire/gestionnaire de ses locaux qu’en tant que professionnel utilisateur :

• dans sa fonction de propriétaire/gestionnaire, l’asset manager doit pouvoir louer ou vendre les actifs dont il a la charge dans les meilleures conditions et, entre autres, les espaces alloués au stockage des archives papier ;

• comme professionnel utilisateur, l’asset manager doit avoir en sa possession les originaux des documents contractuels le liant avec ses locataires et doit également pouvoir prouver la propriété des actifs qu’il gère.

Des solutions innovantes ont été élaborées pour répondre à ces nouvelles préoccupations, parmi lesquelles se trouve la dématérialisation. La dématérialisation est un procédé qui vise à supprimer le support papier des documents au profit de documents électroniques. D’un point de vue purement immobilier, cette innovation permet à l’utilisateur de faire un gain de place en termes d’archives et à l’asset manager de réaliser un potentiel gain de valeur sur ses surfaces à louer.

Il s’agit alors de se demander dans quelle mesure la dématérialisation est-elle un levier d’optimisation du métier d’asset manager pour une meilleure valorisation des actifs de son portefeuille ?

Dans ce cadre, il conviendra au préalable de définir l’indispensable cadre théorique de la dématérialisation en abordant les notions de contrat, de signature électronique, de confidentialité et de preuve (partie 1). Par la suite, il importera d’analyser l’application pratique de cette innovation au métier d’asset manager comme levier d’optimisation dans l’organisation de son travail et la gestion des documents nécessaires à l’exercice de sa profession (partie 2). Somme toute, il sera question de considérer les potentiels de valorisation des actifs gérés par l’asset manager en optimisant la valorisation des espaces anciennement occupés par des archives et qui subissaient alors des pondérations (partie 3).