Comme expliqué en propos liminaire, la dématérialisation est un procédé qui vise à supprimer le support papier des documents au profit de fichiers électroniques. De plus en plus de sociétés optent pour la dématérialisation des documents car elle présente bon nombre d’avantages :

• une innovation : l’amélioration de la productivité ;

• une simplification des traitements ;

• une avancée écologique : objectif zéro papier (mais qui ne prend pas en compte l’énergie nécessaire pour refroidir les serveurs et les terminaux des utilisateurs) ;

• une simplification de la vie et un développement économique : il n’y a plus besoin de se déplacer ;

• un facteur social : une amélioration dans les échanges (instantanéité) ;

• un gain de temps consacré à la recherche de documents ;

• la division par 10 de l’espace et du budget consacrés aux archives ;

• la sécurisation des données archivées.

Ces avantages impactent directement le métier d’asset manager et contribuent à faire de la dématérialisation un levier d’optimisation de ses pratiques professionnelles pour améliorer la gestion de ses propres archives.

Néanmoins, pour ne pas anéantir la valeur juridique des documents qu’il dématérialise, il ne doit pas négliger la définition juridique du contrat afin d’en faire bonne application dans le cadre de la dématérialisation de son service. Il se doit aussi d’analyser les caractéristiques de la signature électronique qui donne à l’engagement sa valeur juridique, de prendre en compte le respect de la confidentialité des données stockées sur les serveurs et d’analyser la preuve qu’elle fournit.

L’article 1101 du Code civil définit le contrat comme « un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes destiné à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations ». Le contrat peut être verbal ou écrit. Néanmoins, en matière de dématérialisation, seul le contrat écrit a un intérêt à être traité puisqu’il va être le seul à nécessiter un changement de forme.

L’article 1128 du Code civil, quant à lui, donne les conditions de validité du contrat. Il dispose que « sont nécessaires à la validité d’un contrat :

• 1° Le consentement des parties ;

• 2° Leur capacité de contracter ;

• 3° Un contenu licite et certain ».

Le contrat écrit est donc initialement l’acte faisant foi de l’engagement synallagmatique pris entre les parties et de leur capacité à le contracter. Il est indispensable en ce qu’il permet de régir les rapports entre les parties. C’est, en effet, l’apport de l’adage « Les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites »1.

Le contrat écrit est le seul moyen de preuve de cet engagement des parties en cas de litige menant à un contentieux judiciaire qui engagerait plus de 1 500 euros (article 1359 du Code civil), montant très rapidement dépassé en matière immobilière.

Initialement, pour assurer l’intégrité de la preuve, l’acte joint au procès devait être un original signé manuscritement par les parties, car l’étude d’un graphologue permettait de certifier incontestablement l’apposition de l’accord de volonté des parties et d’attester de leurs identités.

Le principal problème juridique que pose la dématérialisation est donc la question de la force probante en tant que preuve judiciairement recevable des actes dématérialisés de par les questions d’intégrité qui peuvent légitimement être soulevées au sujet de la signature électronique.

En l’espèce, par exemple, avant d’enclencher un processus de dématérialisation dans un service d’asset management, il est indispensable de s’assurer de la valeur juridique des documents dématérialisés tels que les baux et, par conséquent, de la recevabilité légale de la signature électronique.