La dématérialisation est premièrement motivée par une question budgétaire puisqu’elle permet des économies de papier, de timbres, d’enveloppes, d’envois en recommandé… Mais aussi parce qu’elle réduit les risques juridiques en limitant les erreurs et les pertes de documents. Elle offre, enfin, une facturation plus rapide, le besoin en fonds de roulement s’en trouvant limité.

Le choix de la dématérialisation s’explique, en second lieu, par l’image que renvoie l’entreprise qui la met en place : aspect écologique et moderne, avec l’instauration d’un objectif zéro papier.

Nonobstant ces deux arguments qui permettent aux entreprises de franchir le pas, la dématérialisation présente l’avantage d’améliorer la productivité du fait d’une simplification de traitement. Cette amélioration résulte aussi du gain de temps consacré à la recherche de documents, d’une part par l’archivage organisé sous forme d’arborescence et, d’autre part, par la proximité physique de l’information qu’il fallait antérieurement aller chercher dans une autre pièce.

Les avantages de la dématérialisation ne s’arrêtent pas là, car cette dernière offre une amélioration des échanges, dont il ressort une diminution du temps de signature et, corrélativement, du temps d’attente du co-signataire, ainsi qu’une réduction du temps de traitement administratif en général.

Néanmoins, l’avancée technologique présente encore quelques limites, comme les risques de pannes informatiques qui peuvent empêcher l’accès aux informations archivées ou, pire encore, qui peuvent détériorer de manière définitive l’information. L’atteinte à la sécurité des données personnelles est aussi un sujet épineux puisque l’informatisation et les prédispositions toujours plus élevées du grand public en informatique augmentent considérablement le risque de hackage et de détournement de données. Cela augmente aussi les risques d’élaboration de faux.

De plus, d’aucuns estiment que la lecture sur écran reste inconfortable : elle engendre une fatigue oculaire et souffre d’un manque de maniabilité dû à l’impossibilité d’isoler des pages ou de comparer deux documents.

Plus spécifiquement, dans la pratique du métier d’asset manager, peu de documents contractuels sont directement élaborés par le service. La dématérialisation impacte ainsi davantage les relations interprofessionnelles que l’asset manager directement, ce qui rend la mise en œuvre du processus plus ardue.

En outre, les locataires des actifs gérés par l’asset manager ne sont pas nécessairement équipés d’ordinateurs, particulièrement pour les immeubles d’habitation. Cette absence d’équipement du locataire a pour conséquence de risquer la remise en cause du devoir d’information de l’asset manager du fait de l’impossibilité pour le locataire de consulter son contrat.

De même, les usages de la profession rendent actuellement recommandable la conservation des baux en version originale papier puisqu’ils doivent pouvoir être transmis en main propre lors des cessions et des acquisitions. L’absence de cette version papier pourrait rendre l’acquéreur méfiant, dans un premier temps, et faire échouer la vente.

La dématérialisation est actuellement un processus lourd à mettre en place d’un point de vue organisationnel et qui épaissit encore des contrats déjà très volumineux, comme les baux, avec l’insertion des conventions de preuve. Il s’agit alors de se demander si la dématérialisation ne va pas lever le garde-fou d’une inflation contractuelle et anéantir les limites volumétriques des contrats. Ou encore si les économies tant énergétiques que budgétaires ne vont pas être balayées par une augmentation de la quantité de serveurs nécessaires au stockage de ces archives informatiques.

Malgré ces problématiques encore nombreuses, l’asset manager doit se préparer à l’arrivée de la dématérialisation et, corollairement, à l’obsolescence des espaces d’archives qu’il loue actuellement. Il faut leur trouver de nouvelles utilités pour ne pas perdre en valorisation sur les actifs de son portefeuille.

Au vu du marché immobilier des bureaux au premier trimestre 2019, l’asset manager doit faire preuve d’innovation pour limiter les risques de vacance de ces lots, qui sont des doubles pertes financières pour la valorisation des actifs de son portefeuille. Non seulement il n’y a plus de loyer perçu mais les charges que l’immeuble engendre restent dues.

Néanmoins, si l’asset manager réussit à être innovant, à se démarquer de la concurrence et à restreindre sa vacance interlocataire, le marché en termes de loyer est favorable et permettrait d’améliorer la valorisation des actifs sous sa gestion.

Il est nécessaire en outre que l’asset manager prenne en compte les changements de tendance sociétale et du rapport au travail. Les nouvelles générations ne veulent plus travailler dans des bureaux traditionnels ; elles veulent plus d’espace, plus de convivialité et plus de services.

De plus, les espaces d’archives atypiques situés dans les combles ou dans les sous-sols subissent des pondérations de loyers. Mais l’asset manager peut mieux valoriser ces espaces s’il parvient à trouver la solution en adéquation avec les spécificités de l’immeuble.

La dématérialisation, bien qu’actuellement inaboutie pour la pratique du métier d’asset manager, représente un levier d’optimisation non négligeable pour la valorisation des actifs de son portefeuille.